Integração com o Módulo Contabilidade
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Se nas Configurações do Módulo Folha de Pagamento da Empresa, aba Integrações você definir que irá integrar o Módulo Folha de Pagamento com a Contabilidade, será habilitado o menu Folha de Pagamento>Cadastros>Integrações
Integração com o Módulo Contabilidade
Para que a Integração com o Módulo Contabilidade seja realizada será necessário que você acesse o menu Configurações
Aba Folha, editando as Configurações da Empresa que será integrada com a Contabilidade, aba Integrações, você tenha definido que "Integra dados do Folha de pagamento com a Contabilidade"
Você poderá definir ainda, como será a Contabilização se a Empresa utilizar Centro de Custo, para essa informação será necessário que nas Configurações do Módulo, aba Estrutura Organizacional esteja definida a utilização do Centro de Custo e sua estrutura
- Contabiliza por Centro de Custo considerando o contrato do trabalhador - Após a geração dos Holleriths, ao realizar a integração com a Contabilidade o Módulo irá verificar qual o Centro de Custo do Trabalhador, considerando inclusive o rateio no momento da geração
- Contabiliza por Centro de Custo considerando o cadastro da Obra/Contratante - Após a geração dos Holleriths, ao realizar a integração com a Contabilidade o Módulo irá verificar qual o Centro de Custo da Obra ou Contratante, considerando inclusive o rateio no momento da geração
- Utiliza conta contábil diferente para cada Centro de Custo - Esta opção deverá ser selecionada se cada Centro de Custo utilizar Conta Contábil específica
Aba Estrutura Organizacional deverá ser definida a Estrutura do Plano de Contas da Empresa
Informe:
- Data Inicial - a partir da data que haverá a integração com a Contabilidade
- Data Final - O Módulo deixará de realizar a integração com a Contabilidade, com essa estrutura, na data informada neste campo
- Folha - Defina Sim para que o Módulo permita a integração com a Contabilidade
- Quantidade de Níveis - informe quantos níveis possui a Conta Analítica de seu Plano de Contas
- Quantidade de Caracteres para cada nível da conta analítica de seu Plano de Contas - Será necessário informar para cada nível do Plano de Contas quantos caracteres será utilizado, por exemplo se a Conta Analítica Caixa for 1.01.001.0001 significa que o nível 1 possui 1 caractér, nível 2 possui 2 caracteres, nível 3 possui 3 caracteres e nível 4 possui 4 caracteres (os níveis da Conta Contábil será separado por ".")
Ao Acessar o menu Folha de Pagamento>Cadastros>Integrações você encontrará a aba Contabilidade
Será apresenta a tela contendo o Grid/Lista com as colunas:
- opções
- Código do Evento
- Descrição
- Grupo
Para cadastrar a integração acesse o botão Adicionar na parte superior da tela
IMPORTANTE
Não será obrigatória a utilização do Módulo de Contabilidade, pois você conseguirá digitar as Contas Contábeis de Débito e Crédito para realizar a integração e desta forma você não irá transferir as informações para o Módulo de Contabilidade e sim gerar um arquivo para que seja importado no outro Sistema, é claro que se você utilizar o Módulo de Contabilidade bastará pesquisar pelas Contas Contábeis para defini-las na integração (sem que seja necessário a digitação) e na finalização conseguirá transferir os Lançamentos do Folha para a Contabilidade, sem necessidade de geração de arquivo.
O Cadastro da Integração do Módulo Folha com o Módulo Contabilidade poderá ser realizado utilizando:
- Partidas Dobradas
- Partidas Múltiplas
Observação
A Empresa poderá ter Grupo/Lotes (quantos forem necessários) de Lançamento com partidas dobradas e partidas múltiplas simultaneamente
PARTIDA DOBRADA (será definido uma conta de débito e uma conta de crédito para cada evento integrado com a contabilidade), cada cadastro realizado irá gerar um Grupo/Lote de Lançamento
IMPORTANTE
Se a Empresa utiliza Centro de Custo e definiu nas Configurações da Empresa que irá cadastrar Contas Contábeis diferentes para cada Centro de Custo, você deverá definir o Evento e cadastrar as Contas Contábeis para o primeiro Centro de Custo, em seguida para o Segundo Centro de Custo, assim sucessivamente.
Evento
- Código do Evento que será integrado com o Módulo Contabilidade
- Descrição do Evento - Será preenchido automaticamente quando for definido o Código do Evento
- Conta Débito - informe qual a Conta Contábil (do Módulo Contabilidade) que será debitada no Lançamento Contábil
- Conta Crédito - informe qual a Conta Contábil (do Módulo Contabilidade) que será creditada no Lançamento Contábil
- Código do Histórico - Informe o Código do Histórico (do Módulo Contabilidade) que irá constar no Lançamento Contábil
- Complemento do Histórico - Clique no desenho do "Olhinho" e será apresentada a tela para que você defina o Complemento do Histórico, nesta tela você conseguirá fazer com que o Módulo apresente a data de referência do lançamento, definindo dia, mês e ano ou apenas mês e ano.
Note que no Campo Observação constam "Fórmulas" que poderão ser utilizadas no Complemento do Histórico, por exemplo:
- Se For utilizado "DD" o Módulo irá substituir essa informação pelo dia do Lançamento Contábil
- Se for utilizado "MM" o Módulo irá substituir essa informação pelo mês do Lançamento Contábil
- Se for utilizado "AAAA" ou "AA" o Módulo irá substituir essa informação pelo ano do Lançamento Contábil
Em nosso exemplo abaixo o Complemento do Histórico será "Referente ao Mês e Ano" do Lançamento Contábil
Ao Salvar o cadastro da integração do evento será criado um grupo para aquele cadastro
PARTIDA MÚLTIPLA
Para utilizar Partida Múltipla você NÃO PODERÁ integrar nenhum evento com Conta de débito e Crédito pois quando definir conta de débito e crédito para um mesmo evento, o Módulo irá desabilitar o botão Incluir Partidas Múltiplas
Poderão ser definidas várias contas de débito e várias contas de crédito para o mesmo lançamento contábil, a totalização de débitos e créditos irá gerar um único Grupo/Lote de Lançamento
a) defina O PRIMEIRO EVENTO que irá compor o Lote
b) defina qual a CONTA DE DÉBITO ou CONTA DE CRÉDITO para o evento definido
c) Clique em Incluir Partidas Múltiplas
A tela apresentada trará uma nova linha para inclusão de mais informações
Defina o próximo evento e a conta contábil (débito OU crédito), faça isso para todos os eventos que você utilizar para o cálculo dos holleriths
Se você informar um evento que já possua conta contábil cadastrada o Módulo irá apresentar mensagem não permitindo que você conclua o cadastro
Se houver necessidade de remover um Evento que foi integrado com a Contabilidade, bastará que você clique no botão com o desenho da lixeira, existente na linha do evento que será removido
Para cada evento você terá apenas uma conta contábil (débito ou crédito)
Quando você Salvar o cadastro irá verificar que foi criado apenas um Grupo/Lote com todos os lançamentos definidos nas Partidas Múltiplas
Após a geração dos holleriths
Você conseguirá visualizar os Lançamentos Contábeis que terão origem no Módulo Folha de Pagamento acessando o menu Folha de Pagamento>Exportação de Arquivos>Exportação Contabilidade
Verifique se as informações estão correta
- Data de Referência - Mês de referência utilizado para buscar valores dos eventos integrados
- Pagamento Mensal - Dia do mês que será informado nos lançamentos para exportação
- Lote - Lote informado no arquivo de exportação TXT.
- Modelo para exportação TXT - Modelo que será aplicado no arquivo de exportação TXT.
a) Sistema Web
b) Sistema Desktop
- Contabiliza adiantamento ? - Habilita a contabilização de eventos de adiantamento para a exportação,
a) Quando definido SIM o Módulo habilitará o Campo para que você defina a data em que os Lançamentos referente aos eventos gerados nos holleriths de Adiantamento Salarial serão gerados (não se esqueça de fazer a integração dos eventos do adiantamento salarial com a Contabilidade)
b) Quando definido Não, mesmo que você tenha feito a integração dos eventos gerados nos holleriths de Adiantamento Salarial, eles não serão considerados na relação de integração com a contabilidade
- quando definido que SIM, o Módulo habilitará o Campo para que você defina a data em que os Lançamentos referente aos eventos de Adiantamento Salarial serão gerados
- Exportar movimentação de contratos transferidos antes da data de entrada
- Exportar cálculo de férias por data de pagamento - A geração de férias serão exportadas para a contabilidade com data no mês de pagamento. Caso contrário será considerado o ultimo dia do mês de geração
- Clique em Filtrar para que o Módulo apresente a Planilha Contábil para a conferência das informações
Caso exista diferença entre o total de débito e o total de crédito, a informação será apresentada no rodapé da tela, na cor vermelha, clique em Visualizar Inconsistências
Existe a possibilidade de Agrupar as informações por número do grupo (Se habilitado, agrupa os lançamentos pelo número do grupo, facilitando assim, a conferência de valores.)
O Módulo irá separar os Lançamentos considerando os Grupos cadastrados e ficará mais fácil saber qual é o grupo que apresentou a diferença de valores
Se a diferença apresentada for referente a algum evento que conste na geração de holleriths e que não possua conta contábil vinculada, ao clicar em Visualizar Inconsistências o Módulo apresentará a tela com esses eventos (que foram gerados e não possuem vínculo com a contabilidade)
Observação
Pode ser que a diferença apresentada não seja referente a eventos gerados nos hollerits e desta forma não será possível que o Módulo apresente a lista de eventos que precisam ser integrados, sendo necessária a conferência manual da integração contábil.
Você conseguirá realizar a integração com o Módulo de Contabilidade na própria tela de Inconsistências, corrigindo desta forma, a inconsistência apresentada, para isso acesse a Coluna Grupo e defina se para esse evento ainda não integrado será criado um novo Grupo ou se você deseja que ele seja incluídos em um Grupo já cadastrado no Módulo (serão apresentados todos os grupos existente para que você faça a definição)
Em seguida defina a conta contábil (de débito ou de crédito) que será utilizada no Lançamento do Evento ainda não integrado e também o Código do Histórico do Lançamento Contábil
Clique no botão com o símbolo do olhinho, para cadastrar o Complemento do Histórico
Note que no Campo Observação constam "Fórmulas" que poderão ser utilizadas no Complemento do Histórico, por exemplo:
- Se For utilizado "DD" o Módulo irá substituir essa informação pelo dia do Lançamento Contábil
- Se for utilizado "MM" o Módulo irá substituir essa informação pelo mês do Lançamento Contábil
- Se for utilizado "AAAA" ou "AA" o Módulo irá substituir essa informação pelo ano do Lançamento Contábil
Em nosso exemplo abaixo o Complemento do Histórico será "Referente ao Mês e Ano" do Lançamento Contábil
Depois que você cadastrar as Contas Contábeis para todos os Eventos que apresentaram inconsistência, Salve a informação
Não será necessário filtrar novamente as informações, o Módulo irá atualizar a tela automaticamente
Será possível Exportar as informações em:
- TXT
- Excel
- CSV
TXT
EXCEL
CSV
